Polityka prywatności

Polityka Prywatności serwisu www.biurohertz.com

Data aktualizacji: 30.12.2025
Administrator (ADO): Biuro Projektowe „Hertz” Paweł Franckowski
Siedziba: ul. Sokola 1/13, 82-500 Kwidzyn
Adres do korespondencji: ul. Kampinoska 8D/16, 80-180 Gdańsk
NIP: 5811947322
Kontakt ADO: e-mail: kontakt@biurohertz.com

1. Zakres Polityki

Niniejsza Polityka wyjaśnia, jak przetwarzamy dane osobowe użytkowników serwisu www.biurohertz.com
(dalej: „Serwis”), w tym klientów zamawiających świadectwa charakterystyki energetycznej online, osób kontaktujących się z nami oraz odwiedzających Serwis (cookies/analityka).

2. Administrator danych i dane kontaktowe

Administratorem danych osobowych jest Biuro Projektowe „Hertz” Paweł Franckowski.
W sprawach dotyczących danych osobowych możesz kontaktować się: kontakt@biurohertz.com lub pisemnie na adres korespondencyjny.

3. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania

3.1. Obsługa zamówień i realizacja umowy

Cel: przyjęcie zamówienia (formularz / oferta e-mail), wizyta/dojazd, przygotowanie świadectwa, rozliczenia.
Zakres danych: identyfikacyjne (imię, nazwisko/ firma, NIP przy fakturze), kontaktowe (e‑mail, telefon), adres obiektu, dane techniczne obiektu, dokumentacja (rzuty/projekty), dane do dostawy dokumentu.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa) oraz lit. c (obowiązki prawne, np. podatkowe).
Okres: przez czas trwania umowy, następnie przez okres wymagany przepisami (np. księgowymi – zwykle 5 lat).

3.2. Płatności online / pro forma

Cel: przyjęcie płatności (online: PayPal/Przelewy24, przelew bankowy), wystawienie faktur.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b/c RODO; w zakresie bezpieczeństwa transakcji – art. 6 ust. 1 lit. f (uzasadniony interes ADO).
Okres: zgodnie z wymogami podatkowymi i rachunkowymi (zwykle 5 lat).

3.3. Kontakt i obsługa zapytań

Cel: odpowiedzi na wiadomości, obsługa reklamacji, wyjaśnienia.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes polegający na udzielaniu odpowiedzi i budowaniu relacji), a w przypadku umowy – lit. b.
Okres: do czasu udzielenia odpowiedzi/ zakończenia sprawy; w przypadku reklamacji zgodnie z przepisami (min. 1 rok od rozpatrzenia).

3.4. Marketing własny (łagodny)

Cel: informowanie o ofercie i nowościach (np. follow‑up na temat zamówienia).
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO; w przypadku newslettera – art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda).
Okres: do czasu wniesienia sprzeciwu/ wycofania zgody.

3.5. Analityka i pliki cookies

Cel: zapewnienie działania Serwisu, statystyki odwiedzin, bezpieczeństwo.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes ADO); dla narzędzi wymagających zgody – art. 6 ust. 1 lit. a.
Okres: zgodnie z życiem ciasteczek/ konfiguracją narzędzi (szczegóły w sekcji 8).

4. Źródła danych

Pozyskujemy dane bezpośrednio od Ciebie (formularz, e‑mail, telefon) oraz — jeśli dotyczy — z dokumentacji technicznej obiektu udostępnionej przez Ciebie. W płatnościach online część danych pozyskują i przetwarzają operatorzy płatności (PayPal, Przelewy24).

5. Odbiorcy danych (kategorie)

Dane mogą być udostępniane lub powierzane następującym kategoriom odbiorców:

operatorzy płatności online: PayPal oraz Przelewy24.pl — obsługa płatności, weryfikacja transakcji,
biuro rachunkowe — rozliczenia, księgowość,
dostawcy IT/hostingu — utrzymanie Serwisu, poczta, kopie zapasowe,
podwykonawcy/specjaliści (jeśli zaangażowani przy sporządzaniu dokumentu),
organy publiczne — gdy wymaga tego prawo (np. skarbowe).

Powierzenie następuje na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady nie przekazujemy danych poza EOG. Jeśli wdrożysz narzędzia skutkujące takim transferem (np. wybrane systemy chmurowe lub analityczne), zastosujemy odpowiednie mechanizmy transferu (np. standardowe klauzule umowne) i poinformujemy o tym w zaktualizowanej Polityce.

7. Twoje prawa (RODO)

Masz prawo:

dostępu do danych,
sprostowania, usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”),
ograniczenia przetwarzania,
przenoszenia danych,
sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie lub marketingu własnym,
wycofania zgody (jeśli jest podstawą) — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

Skarga: możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00‑193 Warszawa, uodo.gov.pl.

8. Pliki cookies i technologie podobne

8.1. Co to są cookies?

Cookies to niewielkie pliki zapisywane w Twoim urządzeniu, pozwalające m.in. na prawidłowe działanie Serwisu, zapamiętanie preferencji i prowadzenie statystyk.

8.2. Rodzaje cookies używane w Serwisie

Niezbędne (wymagane do działania Serwisu, np. sesja, obsługa formularza, koszyk/płatność) — podstawą jest uzasadniony interes ADO.
Analityczne/statystyczne — wymagają Twojej zgody poprzez baner cookies (o ile wdrożysz takie narzędzia).
Funkcjonalne/marketingowe — tylko za zgodą użytkownika.

8.3. Jak zarządzać cookies?

Możesz zmienić ustawienia cookies z poziomu banera zgód oraz w swojej przeglądarce. Wyłączenie cookies niezbędnych może ograniczyć funkcjonalność Serwisu.

9. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania wywołującego skutki prawne wobec użytkownika. Ewentualne podstawowe segmentacje (np. statystyki odwiedzin) mają charakter ogólny i nie wywołują takich skutków.

10. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy adekwatne środki techniczne i organizacyjne (kontrola dostępu, szyfrowanie transmisji HTTPS, kopie zapasowe, umowy powierzenia z dostawcami usług IT, minimalizacja zakresu danych).

11. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i realizacji umowy (bez danych kontaktowych i danych obiektu nie będziemy mogli sporządzić świadectwa). Brak zgody na cookies analityczne nie wpływa na korzystanie z Serwisu w zakresie niezbędnym.

12. Retencja danych (jak długo przechowujemy)

Dokumentacja umów/księgowa: zgodnie z prawem podatkowym (zwykle 5 lat).
Korespondencja/reklamacje: do czasu zakończenia sprawy + wymagany okres dowodowy.
Dane techniczne obiektu: przez czas niezbędny do wykonania świadectwa i jego archiwizacji (np. przez okres ważności dokumentu/ wynikający z przepisów lub legitymowania się wykonaniem usługi).
Cookies: zgodnie z ustawieniami plików i Twoją zgodą/preferencjami.

13. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana z ważnych przyczyn (zmiany prawa, narzędzi, oferty). Obowiązująca wersja jest publikowana w Serwisie z datą aktualizacji. Do zamówień przyjętych przed zmianą stosujemy zasady obowiązujące w chwili ich zawarcia.

14. Kontakt w sprawach prywatności

Wszelkie pytania dotyczące danych osobowych i cookies kieruj na: kontakt@biurohertz.com